Overzicht samenhang beheeraspecten. Een onderschatte tak van sport.


This slideshow requires JavaScript.

Veel artikelen gaan over techniek / infrastructuur. Maar techniek moet beheerd worden. Het is een lastige en ingewikkelde taak. Vaak een onderschatte taak. Wat komt er zoal kijken bij het beheer. Hier in dit artikel worden vele aspecten kort aangestipt die met het beheer te maken hebben. De conclusie is dat beheer onder invloed stat van vele factoren en diezelfde factoren grotendeels het functioneren van het beheer bepalen. Factoren die buiten de invloedssfeer van beheer liggen en waarop zij geen invloed heeft. Tegelijkertijd wordt er veel van haar verwacht. Hier een korte analyse van de factoren.

Omgevingsfactoren

Bij bedrijf X werkt 1 beheerder op 150 aansluitingen terwijl bij bedrijf Y 2-3 beheerders werken. Hoe komt dat? Vooral de volgende aspecten spelen daarin een grote rol:

  • hoe groot is de ervaring en kennis van de afdeling ICT;
  • hoe groot is de kennis  en ervaring van het bedrijf met betrekking tot strategische en tactische ICT-vraagstukken en hoe groot is de samenwerking tussen ICT en business;
  • in welke mate heeft de ICT beleid geformuleerd en vooral toegepast (security beleid, vendorbeleid, standaardisatiebeleid enzovoorts);
  • wat is de mate van complexiteit binnen een bedrijf. Denk hierbij aan de ICT, de procesinrichting en organisatieinrichting;
  • en vooral, en dit is de basis, hoe turbulent is de externe omgeving waarin een bedrijf opereert.

Organisatie

Een organisatie bestaat uit mensen en kent een bepaalde cultuur of zelfs meerdere subculturen. Ongrijpbaar maar zeer bepalend. Denk hierbij aan organisaties met een behoorlijk stevig politiek arena en agenda, of een sterk technocratisch bedrijf, of juist een informeel startup bedrijf of een bedrijf die veranderingsgezind is. Deze culturen bepalen sterk de sturing en formele indeling van een bedrijf.

Met betrekking tot de sturing van een organisatie kan je denken aan lijnorganisatie, een projectorganisatie, een matrixorganisatie maar ook een IT-goverance gestuurd bedrijf of een bottom-up aansturing.

Dan spelen de gestelde doelen een rol in het dagelijks management van de ICT. Hier spelen thema’s zoals efficiency een rol, kwaliteitsverbetering of reductie van middelen.

Rol ICT

De rol van de afdeling ICT is vooral afhankelijk van haar ervaring en kennis van ICT-vraagstukken op strategisch, tactische en operationeel niveau en als afgeleide daarvan haar gerealiseerde successen in de afgelopen jaren. Uiteraard speelt daarbij ook de ervaring/kennis van de gebruikersorganisatie en de samenwerking tussen ICT en business. De volgende rollen kom je tegen bij verschillende bedrijven (ook kom je combinaties tegen van rollen):

  • Facilitair / Cost centre / Uitvoerend. U vraagt wij draaien. Vaak operationeel gericht.
  • Service centre. Dienstverlenend, klant is belangrijk, SLA gedreven.
  • Regie. Projectburo die vanaf het eerste moment op strategisch niveau tot en met de invoering, operationeel niveau, belast is met business-ICT vraagstukken.
  • Adviserend. Vooral gericht op research en strategische vraagstukken en werk samen met het hoger management.

Beheerorientatie

In het managen van een ICT neemt de beheerafdeling ook een positie in die zij gekozen c.q. verworven heeft. Posities die zij kan innemen zijn onder andere:

  • Klantgerichte positie; klant staat centraal, service staat voorop.
  • Productgerichte positie; ontwikkelen van innovatieve producten en portfolio management zijn belangrijk.
  • Ketengericht; bedrijven met sterk verschillende disciplines die intergraal gestuurd worden.
  • Decentraal gericht; geografische verspreide bedrijven met losse tot geen integratie tussen de verschillende bedrijfsonderdelen.

Infrastructuur

Vaak gaat het over infrastructuur en het management van de infrastructuur. In de voorgaande beschrijving liet ik zien dat er veel meer is dan technologie (infrastructuur). Nu ik het toch over infrastructuur heb, laat ik zien welke parameters belangrijk zijn die de mate van beheer bepalen:

  • mate van standaardisatie (OS, hardware enzovoorts).
  • mate van integratiemogelijkheden tussen de verschillende componenten van de infrastructuur en tussen de infrastructuur en applicaties.
  • mate van veerkracht (redundantie) van de gehele infrastructuur.
  • mate van flexibiliteit en transportabiliteit van de infrastructuur en data.
  • mate van schaalbaarheid, snelheid en capaciteit van de infrastructuur.
  • mate van gebruik van tools en utilities.
  • de automatiseringsgraad binnen de ICT.

Operatie

De operatie, waar het feitelijk beheer plaatsvindt, is een afgeleide van alle voorstaande punten en vooral de uitgangspunten  in het ontwerp van de infrastructuur zijn bepalend voor het beheer. Het hoeft geen uitvoer betoog als bijvoorbeeld de externe omgeving stabiel is, de ervaring bij ICT en organisatie hoog is van ICT vraagstukken, de standaardisatie hoog en de ICT de nodige tools heeft, dat dan de operatie een stuk makkelijker verloopt en daardoor meer mogelijkheden heeft om zich te richten op belangrijke vraagstukken en de rol van regie en/of adviseur kan vervullen. In de operatie zijn de volgende processen erg belangrijk:

  • Asset – en configatiemanagement; de basis voor vele processen voor het dagelijks beheer maar ook voor complexe migraties.
  • Netwerkmanagement; de basis voor de gehele infrastructuur en gecontroleerde toegang.
  • Document management; requirements, Statement of work, ontwerpen, admin guides enzovoorts zijn allemaal documenten die cruciaal zijn voor het dagelijks beheer. Ze geven de richting aan, beschrijven de inrichting en de verrichting. In combinatie met een goed asset – en configuratiemanagement is dit DE basis voor effectief en efficient beheer. Zie ook Overview project documents and sheets.
  • Performance management; het stiefkindje van beheer. Wordt sterk onderschat maar is, wanneer doordacht toegepast, een noodzaak. Zeker in sterk heterogene infrastructuren.
  • Backup en recovery; dit als onderdeel van een uitwijk en disaster recovery. Een onderdeel van de operatie wat onderbelicht wordt en in geval van uitwijk/disaster recovery vaak misloopt. De volwassenheid van de ICT en organisatie zijn hierin belangrijk.

Processen

Behalve dat het beheer haar eigen processen op orde moet hebben, heeft zij ook te maken met andere processen die van invloed zijn op haar functioneren. Denk hierbij aan:

  • SLA management.
  • Financiel management.
  • Application management.
  • Strategie alignement management.
  • Procurement.
  • Security, compliance en risk management.
  • Exit management (decommissioning).

De boodschap van dit artikel is dat beheer afhankelijk is van vele andere aspecten van een bedrijf. Het is op het onderdeel beheerorientatie na wat vaak een eigen keuze is, een afgeleide. Uiteraard kan het beheer geoptimaliseerd worden door de inzet van o.a. goede tools maar het is een feit dat veel meer de overige aspecten een determinerende rol spelen in het functioneren van het managen van de infrastructuur.

Als adviseur breng ik daarom vaak de aangrenzende gebieden zoals hierboven eerst in beeld om daarna vervolgens in te zoomen op het operationeel beheer. Vervolgens ben ik in staat om oorzaak en gevolg inzichtelijk te maken en adequate oplossingen aan te brengen.

Lees ook over: The all-devouring black hole of ICT (het zwarte gat dat ICT heet).

 

 

 

Advertisements