IT-manager, maak uw ICT toekomstvast! 


ICT is een fabriek

conveyor and computersVoorspellingen voor 2013 van Gartner geven aan dat er een grote opmars is van mobile computing. Daarmee komt het domein van de ICT buiten het gecontroleerde datacenter te liggen. Hoe hou je de ICT beheersbaar en kan je toch in de toekomst de service leveren die klanten vragen? Het antwoord is simpel, beschouw de ICT als een productiemiddel; “lean and mean”. 

De Hightechindustrie als voorbeeld

Al jaren ben ik geïnspireerd door de hightech industrie waar complexe producten gemaakt worden aan de hand van zeer goed uitgedachte productieprocessen. Het logistieke proces en de inzet van lopende banden, het gebruik van robots met minimale instel- en omsteltijden, de constante aandacht standaardisatie, het tegengaan van verspilling en efficiënt inzetten van mankracht en de aandacht voor kosten en doorbelasting. En toch is de hightech industrie in staat om op basis van klant- en marktbehoefte te produceren. Mijn idee is om de kennis van deze elementen uit deze bijzondere wereld te halen en over te brengen naar de ICT. De ICT als hightech fabriek.

Vraag en aanbod

De it-manager dient allereerst de eindeloze opdrachtenstroom te beheersen van de business naar ICT-afdeling zowel in kwaliteit als kwantiteit. Gebeurt dat niet dan blijft de ICT achter de feiten aan hollen en komen ze niet in de positie om samen met de business een lange termijn strategie uit te werken waarbij de ICT en business elkaar helpen om tot een maximale ondersteuning te koen van de organisatie.

De opdrachtenstroom kan beheerst worden door bij vernieuwing en groot onderhoud de vraag van de business te toetsen aan de hand van gezamenlijk opgestelde criteria en referentie-architecturen. Daarnaast dient het beheer in een vroeg stadium te participeren in het project om de beheersbaarheid te toetsen waarbij zij speciaal letten op de samenhang tussen techniek, procedures, processen, kennis, documentatie en verantwoordelijkheden.

Een ander beproeft middel wat leidt tot een beheersing van de opdrachtenstroom is kostendoorbelasting. De ICT-fabriek bedient zich van een goede doorbelastingmethodiek om de organisatie kostenbewust te maken. Deze kostenbewustzijn leidt tot een beter inzicht tussen de kosten die gemaakt worden om een dienst te leveren en de afname door de business. Dit op haar beurt leidt vaak tot een economische voortbrenging van diensten en producten waarbij afwijkingen nog maar zo min mogelijk voorkomen. Dat betekent dat de prijs voor standaard diensten en producten, mede door hoge volumes, vaak lager worden.

Bedrijfseconomisch produceren

Naast het voorkomen van een asymmetrie tussen vraag en aanbod benut de servicegerichte ICT fabriek optimaler de inzet van middelen en past doordachte productiemethode toe. Daarbij wordt vergaand gestandaardiseerd en een strakke regie gevoerd in de beheerorganisatie die conform bedrijfseconomische principes werkt. Denk hierbij aan het voorkomen van “afval”, verkorten van in-/ omsteltijden, beheersen van de voorraad en instellen van normen.

Bij het inzetten en instellen van de productiemiddelen wordt stelselmatig gelet op allerlei zaken. Denk hierbij naast  standaardisatie ook aan consolidatie van applicaties zodat overlap van ICT functies wegvallen, concentratie van computereenheden waardoor de beheersbaarheid toeneemt, centraliseren van de organisatie om de krachten te bundelen, integratiemogelijkheden en schaalbaarheid van het productieapparaat.

Om bedrijfseconomisch te produceren dient de ICT-fabriek erg goed in staat te zijn om precies de functies en de grenzen van de ICT aan te geven. Technische kennis is onontbeerlijk maar dient ook heel goed de samenhang te kennen. Dit zowel in technische zin (de infra-structuurketens) en organisatorische zin (de regiefunctie) en combineert dit met Sla’s voor het procesmatig bewaken van de voortbrenging van de diensten en producten.

Bij het voortbrengen van diensten en producten speelt kwaliteit een belangrijke rol maar dit is niet tegen elke prijs. Er moet een gezonde verhouding zijn tussen kwaliteit en kwantiteit. Kwaliteit krijg je onder andere door goed de behoefte te inventariseren en daarbij aansluitende oplossingen te bedenken waarbij geldt dat de oplossingen in een strakke en geaccepteerde standaard worden gegoten. Standaardisatie leidt tot homogeniteit en door veel van hetzelfde te doen haal je met gestandaardiseerde, schaalbare en veerkrachtige middelen grote volumes en een optimale prijs/prestatieverhouding. De beheerorganisatie zorgt dat, in alles wat ze doet, ze zo minimaal mogelijk inspanning levert en maximaal resultaat krijgt

Alles wat buiten de standaard valt wordt weggesneden en alles wat daar binnen valt en repeterend is, wordt zoveel mogelijk geautomatiseerd. De opdrachten- en eventstroom worden sterk gekanaliseerd en hebben alleen met de standaard dienstverlening te maken.

Outside-inside denken

Het sturen op een goede verhouding tussen kwaliteit en kwantiteit vraagt om een andere besturing en uitvoering. De besturing is gebaseerd op een actieve klantbenadering en klantcommunicatie en op het ontwikkelen van een proactieve attitude bij de beheerorganisatie die gewend is om bedrijfseconomisch te produceren en tegelijkertijd oog heeft voor de klantbehoeften.

Klantbehoefte continue peilen

Een ICT-fabriek die alleen oog voor kostenreductie en optimalisatie van het productieapparaat heeft geen bestaansrecht. Dus de service gerichte ICT-fabriek doet daarnaast aan research om de behoefte te peilen en creëren bij haar klanten. Zij gebruikt daarbij benchmarkingmethoden en bedient zich van markt- en concurrentieanalyses om daadwerkelijk inzicht te krijgen wat er speelt. Voor de bewerking van de data gebruikt de fabriek business intelligence en goede rapportagetools.

 Rollen in de ICT-fabriek

Om de klantbehoefte te peilen en continue hierop te sturen zijn rollen nodig zoals Product manager en Portfolio manager. Om de samenhang in het voortbrengingsproces te zien en deze te optimaliseren is een Enterprise architect nodig. In de ICT-fabriek is ook plaats voor een Business Intelligence architect die de exponentiele groei aan interne en externe data kan omzetten naar voor de organisatie noodzakelijke kennis om de business te ondersteunen in haar besluitvorming. Daarnaast zijn de Service Manager maar ook een liaison manager en accountmanager nodig die in contact blijven met de klant en klantinformatie/-behoefte terugspelen.

Deze rollen zijn nodig om de ICT vanuit diverse optieken te sturen en de ICT de juiste randvoorwaarden mee te geven. Hierdoor kan de ICT optimaal leveren. Uiteindelijk doel is dat de organisatie continue standaard diensten of producten levert op basis van geidentificeerde klantbehoeften rekening houdend met de capaciteit van de ICT middelen. Een ander hoofddoel is te borgen dat deze functies de organisatie in staat stelt om op tijd en op een natuurlijke wijze aan kan passen aan de nieuwe omstandigheden in de markt die alsmaar dynamischer wordt.

Markconforme middelen en open standaards

Verder dient de ICT infrastructuur marktconforme open standaards te hanteren die daarbij schaalbaar, integreerbaar en flexibel zijn om investeringen te behouden en een hoge mate van service te kunnen geven voor langere tijd. Door het vasthouden aan open standaards profiteert de fabriek van alles wat om een open standaard ontwikkeld wordt. Dit bevordert onder andere de uitwisselbaarheid van informatie, verhoogt de kwaliteit het productieapparaat.

Iedereen is winnaar in de toekomstige ICT-fabriek

In dit artikel waarin mijn visie is neergelegd is de klant tevreden met wat hij krijgt; want die krijgt wat die vraagt. Tevens kan het management makkelijker sturen en heeft veel meer grip op de ICT kan tegen aanzienlijke lagere kosten produceren en krijgen de medewerkers veel meer ruimte om toegevoegde waarde te leveren aan de business door tactische als strategische adviezen te leveren.

Herman Rensink, Infrastructuur architect en ondernemer

herman

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s